Savez-vous combien de temps nous passons en réunion ?

Les chiffres sont éloquents : étude de La Dépêche  et Statista 

• Temps hebdomadaire en réunion : Les employés de bureau consacrent en moyenne 14,8 heures par semaine aux réunions,

  soit environ 37 % de leur temps de travail.

  
  

• Nombre de réunions par semaine : En moyenne, un salarié participe à 17,1 réunions hebdomadaires.

  
  

• Durée moyenne d'une réunion : Chaque réunion dure en moyenne 51,9 minutes.

  
  

• Perception de l'utilité des réunions : Seules 52 % des réunions sont jugées productives par les salariés.
  
  

Ces statistiques mettent en lumière l'importance de repenser notre approche des réunions pour optimiser le temps et améliorer la productivité au travail.

Heureusement, l’intelligence artificielle (IA) (clic) offre une solution innovante et efficace. Grâce à des outils spécialisés, il est désormais possible d’automatiser la transcription et la synthèse des discussions, permettant ainsi de gagner en temps et en productivité tout en assurant des comptes rendus clairs et complets.

Dans ce guide, vous découvrirez comment utiliser des outils performants comme Whisper et Amberscript pour automatiser vos comptes rendus de réunion. Nous détaillerons chaque méthode pas à pas, avec des exemples concrets pour vous aider à choisir l’outil adapté à vos besoins, qu’il s’agisse de réunions courtes ou de discussions complexes impliquant plusieurs interlocuteurs.

Préparez-vous à transformer votre façon de gérer vos comptes rendus grâce à l’IA !

I-Les techniques pour automatiser les comptes rendus avec l’IA

Technique 1 : Whisper pour une réunion courte (2 interlocuteurs)

Whisper, développé par OpenAI, est un modèle de reconnaissance vocale conçu pour transcrire des discussions de manière simple et rapide. Il est particulièrement adapté pour des réunions courtes avec peu d’interlocuteurs.

Étapes :

1. Télécharger l’audio :

   • 👨🏻‍💻 Enregistrez votre réunion avec un micro ou un logiciel de visioconférence.

   • 🔉 Si vous avez une vidéo, utilisez un outil comme QuickTime (sur macOS) pour convertir la vidéo en fichier audio.

2. Uploader l’audio dans Whisper :

• 👨🏻‍💻 Utilisez un service compatible avec Whisper ou un script Python.

• 🔉 Whisper transformera l’audio en texte structuré.

3.Utiliser Playground (OpenAI) :

• 🔉 Si vous avez accès à OpenAI Playground , ou créer vous un compte téléchargez votre audio ou collez la transcription pour un traitement avancé.

• 👨🏻‍💻 L’outil analysera et structurera les informations.

4.Création d’un scénario :

• Mettre un Contexte :
  Une réunion entre un manager et un collaborateur pour discuter des objectifs de la semaine.

• Exemple de transcription générée par Whisper :

5. Exploitation du texte dans ChatGPT :

Une fois la transcription obtenue, vous pouvez la traiter avec ChatGPT pour générer un résumé clair et structuré.

Exemple de prompt :
"Résume cette réunion en identifiant les objectifs clés et les prochaines étapes."

Résultat attendu :

• Objectifs :

  • Finaliser le projet X d’ici mercredi.

  • Lancer les recherches pour le projet Y jeudi.

• Prochaines étapes :

  • Suivre la progression du projet X.

  • Préparer les ressources nécessaires pour le projet Y.

Félicitations, vous venez d’utiliser l’IA (whisper et chatgpt) pour vous faire gagner du temps !

Technique 2 : Utiliser Amberscript pour une Réunion avec Plusieurs Interlocuteurs

Amberscript est un outil payant (en crédit) conçu pour transcrire efficacement des réunions complexes impliquant plusieurs participants. Il est idéal pour les discussions longues ou impliquant plusieurs voix, grâce à sa capacité à reconnaître différents interlocuteurs et à fournir une transcription précise.

Étapes pour utiliser Amberscript :

1. Télécharger l’audio :

   • 👨🏻‍💻 Enregistrez votre réunion au format audio ou vidéo à l’aide d’un logiciel de visioconférence ou d’un dictaphone.

   • 🔉 Si vous avez une vidéo, exportez l’audio avec un logiciel comme QuickTime.

2. Uploader dans Amberscript :

   • Rendez-vous sur la plateforme Amberscript et importez votre fichier audio.

3. Configurer les options :

   • 🇫🇷 Sélectionnez la langue utilisée dans la réunion (par exemple, français).

   • 👩🏻‍💻 👨🏻‍💻 🧑🏽‍💻 Indiquez le nombre approximatif d’interlocuteurs pour améliorer la précision. Soyez le plus précis possible !

4. Lancer la transcription :

   • Cliquez sur "Transcrire". Amberscript traitera l’audio et génèrera une transcription détaillée en environ 5 minutes.

5. Télécharger la transcription :

   • Récupérez le fichier texte contenant les échanges structurés et prêts à être analysés.

7.Exploitation du texte avec ChatGPT :

•            Une fois la transcription obtenue, vous pouvez utiliser ChatGPT pour synthétiser les informations importantes.

Exemple de prompt :
"Analyse cette transcription et résume la réunion en mettant en avant les points clés, les actions décidées, et les responsabilités attribuées."

Exemple de cas pratique : 

• Contexte :
  Une réunion d’équipe pour planifier le lancement d’un nouveau produit.

• Transcription brute (extrait) : 

Résultat attendu avec ChatGPT :
Points discutés :

• Date de lancement fixée au 15 janvier.

• Synchronisation avec la campagne publicitaire.

Actions décidées :

• Préparer les supports marketing (Responsable marketing).

• Contacter les partenaires pour les informer (Manager).

Félicitations, vous venez d’utiliser l’IA (amberscript et chatgpt ) pour vous faire gagner du temps !

II- Comparaison des outils : Whisper vs Amberscript

III- Vous souhaitez avoir votre propre IA qui vous connaît ?

Imaginez une IA personnelle, qui apprend à vous connaître et s’adapte à vos habitudes. Une IA capable de répondre à vos besoins spécifiques, d’organiser vos journées ou de simplifier vos tâches quotidiennes.

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Ce que vous maîtriseriez à la fin de la formation :

✔️ Comprendre les bases de Python (variables, boucles, fonctions).

✔️ Manipuler les objets et classes en programmation orientée objet.

✔️ Utiliser des fonctions avancées comme lambda, map, et reduce.

✔️ Créer et gérer des modules et fichiers en Python.

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